Anrufstelle.de · Immobilien

Deine Verwaltung bleibt erreichbar. Auch wenn du gerade bei einer Besichtigung bist.

Anrufstelle.de nimmt alle deine Anrufe entgegen. Danach bekommst du eine klare E-Mail: Wer hat angerufen? Was wird gebraucht? Was ist als Nächstes zu tun?

Jetzt loslegen Beispiele ansehen

Du bestimmst, wer was erfährt und entscheiden darf.

BEISPIELObjekt IM-204 · Parkstraße 18

Mara RosenthalMietinteressentin · Immobilien

Objekt: Parkstraße 18 · 3 Zimmer
Wunschtermin: 24.09.2026 · 17:30 Uhr
Einzug: Ab 01.11.2026 gewünscht
Nächster Schritt: Vermietung bestätigt Termin per E-Mail

Anliegen zugeordnetNächster Schritt klar

Ein Anruf. Klar zusammengefasst.Kontakt, Anliegen und nächster Schritt per E-Mail

Drei Beispiele

Ein Anruf. Viele Dinge schon geklärt.

Drei erfundene Beispiele. Mit Namen, Vorgängen und klaren nächsten Schritten.

Beispiel 1

1 · Besichtigung mit klaren Eckdaten

Du bist bei einer Übergabe. Eine Interessentin möchte die Wohnung am Park besichtigen.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Ist die Dreizimmerwohnung noch zu besichtigen? Ich könnte am Donnerstag nach 17 Uhr kommen.

Objektnummer und Wohnungswunsch aufnehmen

Nur freigegebene Exposé- und Termindaten verwenden

Öffentliche Objektdaten · keine Bewerberakte

Für IM-204 ist ein Besichtigungstermin am 24. September um 17:30 Uhr freigegeben. Ich nehme Ihren Terminwunsch für zwei Personen auf und lasse ihn vom Vermietungsteam bestätigen.

Symbolbild: Besichtigung und Beratung rund um eine Immobilie

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELObjekt IM-204 · Parkstraße 18

Mara RosenthalAnruferin · Besichtigung mit klaren Eckdaten

Anruferin: Mietinteressentin · Mara Rosenthal
Objekt: IM-204 · Parkstraße 18
Freigegebenes Fenster: 24.09.2026 · 17:30–18:00 Uhr
Treffpunkt: Haupteingang · Maklerin holt Gruppe ab
Einzugswunsch: 01.11.2026 · zwei Personen
Status: Terminanfrage · Bestätigung offen

1Objekt, Einzugswunsch und Personenzahl klären
2Freigegebenes Zeitfenster und Treffpunkt abgleichen
3Terminanfrage an Vermietung geben und Bestätigung nachhalten

Keine Bewerberdaten offenlegen
Besichtigung ist keine Wohnungszusage
Bestätigung durch Vermietung

3 · E-Mail · Das bekommst duBesichtigung · Rosenthal · IM-204

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Interessentin: Mara Rosenthal · zwei Personen
Objekt: Parkstraße 18 · 3 Zimmer
Wunschtermin: 24.09.2026 · 17:30 Uhr
Einzug: Ab 01.11.2026 gewünscht
Nächster Schritt: Vermietung bestätigt Termin per E-Mail

Du erhältst eine Besichtigungsanfrage mit passendem Objekt und Zeitfenster. Die Auswahl der Mieter bleibt bei dir.

Beispiel 2

2 · Ein Mangel, ein erreichbarer Ansprechpartner

Ein Mieter meldet ein klemmendes Schlafzimmerfenster. Du brauchst Zugang und Fehlerbild für die weitere Beauftragung.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Das Schlafzimmerfenster lässt sich seit gestern nicht mehr schließen. Können Sie jemanden vorbeischicken?

Mieterzuordnung vor Einblick in den Vorgang prüfen

Rückruf über die hinterlegte Nummer bestätigen

Mieter und Rückrufweg abgeglichen

Ich habe das klemmende Fenster aufgenommen. Als Zugangszeit notiere ich den 23. September zwischen 8 und 10 Uhr. Die Verwaltung prüft die Beauftragung und meldet sich mit einem bestätigten Termin.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELObjekt IM-318 · Wohnung 7

Lennart BehrendtAnrufer · Ein Mangel, ein erreichbarer Ansprechpartner

Anrufer: Mieter · Lennart Behrendt
Zuordnung: IM-318 · Wohnung 7 · Rückruf geprüft
Mangel: Schlafzimmerfenster schließt nicht
Seit wann: 21.09.2026 · kein Glasbruch gemeldet
Zutritt: 23.09. · 08:00–10:00 Uhr · Mieter vor Ort
Auftrag: Freigabe der Verwaltung ausstehend

1Mieterberechtigung prüfen und Mangel aufnehmen
2Dringlichkeit, Zugang und Erreichbarkeit klären
3Verwaltung um Beauftragung und Terminrückmeldung bitten

Keine technische Ferndiagnose
Kein Schlüssel bei Nachbarn hinterlegt
Beauftragung durch Verwaltung

3 · Aufgabe · Das bekommst duFenster prüfen lassen · Behrendt · IM-318

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Meldung: Schlafzimmerfenster klemmt seit 21.09.
Wohnung: IM-318 · Wohnung 7 · 2. OG
Zugangswunsch: 23.09.2026 · 08:00–10:00 Uhr
Kontakt: Mieter öffnet selbst · Rückrufnummer hinterlegt
Verantwortlich: Objektverwaltung · Auftrag und Termin prüfen

Du kannst den Vorgang mit einem Fachbetrieb abstimmen, ohne erst nach Wohnung, Erreichbarkeit oder Zugang fragen zu müssen.

Beispiel 3

3 · Unterlagen erst nach Vollmachtsprüfung

Eine Tochter bittet für ihre Mutter um Abrechnungsunterlagen. Du behältst die Freigabe in der Hand.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Meine Mutter hat mich gebeten, die letzte Jahresabrechnung anzufordern. Können Sie mir die per E-Mail schicken?

Name, Rolle und gewünschte Unterlagen aufnehmen

Vollmacht und Empfänger durch Verwaltung prüfen lassen

Vollmacht offen · keine Aktenauskunft

Ich nehme Ihre Anfrage auf. Bevor Unterlagen an Sie gehen, prüft die Verwaltung die Vollmacht und den Versandweg. Sie erhalten dafür einen Rückruf; ich gebe am Telefon keine Abrechnungsdaten weiter.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELWEG IM-089 · Einheit 12

Jule MartensAnruferin · Unterlagen erst nach Vollmachtsprüfung

Anruferin: Angehörige · Jule Martens
Objektangabe: WEG IM-089 · Einheit 12
Unterlagenwunsch: Jahresabrechnung 2025
Berechtigung: Vollmacht angekündigt · nicht geprüft
Rückruf: 24.09.2026 · 12:00–14:00 Uhr
Versand: Gesperrt bis Freigabe der Verwaltung

1Vertretungsrolle und Unterlagenwunsch erfassen
2Vollmacht und sicheren Empfänger prüfen lassen
3Nach Freigabe Versand veranlassen und Rückmeldung festhalten

Keine Beträge an Dritte
Vollmacht vor Versand
Empfänger separat bestätigen

3 · Aufgabe · Das bekommst duVollmacht klären · Martens · IM-089

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Anfrage: Jahresabrechnung 2025 für Einheit 12
Anruferin: Jule Martens · Tochter
Freigabe: Vertretungsnachweis noch zu prüfen
Rückrufwunsch: 24.09.2026 · 12:00–14:00 Uhr
Nächster Schritt: Verwaltung klärt Vollmacht und Versandweg

Zugehöriger VorgangRosenthal · IM-204

Du siehst offene Freigaben neben Besichtigungen und Mängeln. Mit einem Klick öffnest du den jeweiligen Vorgang.

Du gibst die Regeln vor

Du entscheidest. Anrufstelle.de hält alles zusammen.

Erst prüfen, dann AuskunftDu legst fest, wer welche Angaben erhält. Bei vertraulichen Vorgängen wird die Berechtigung zuerst geprüft.

Freigaben bleiben sichtbarDie zuständige Person entscheidet über Kosten, Änderungen und verbindliche Zusagen.

Die richtigen Menschen einbeziehenAnsprechpartner erhalten die Angaben für ihren nächsten Schritt. Offene Rückmeldungen bleiben beim passenden Vorgang.

Preise

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Anrufe annehmen, Anliegen verstehen und übersichtlich zusammenfassen. Wähle den Umfang, der zu deinem Alltag passt.

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Zeitraum

Beispielrechnung: durchschnittlich 3 Minuten je Anruf und 22 Arbeitstage pro Monat. Tatsächliche Anzahl hängt von der Gesprächsdauer ab.

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ca. 333Anrufe / Monatca. 15Anrufe / Arbeitstag

Der einfache Einstieg: erreichbar bleiben und Anliegen per E-Mail erhalten.

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