Anrufstelle.de · Veranstaltungen & Freizeit

Dein Eventteam bleibt erreichbar. Auch wenn hinter der Bühne alles zusammenläuft.

Anrufstelle.de nimmt alle deine Anrufe entgegen. Danach bekommst du eine klare E-Mail: Wer hat angerufen? Was wird gebraucht? Was ist als Nächstes zu tun?

Jetzt loslegen Beispiele ansehen

Du bestimmst, wer was erfährt und entscheiden darf.

BEISPIELVF-261010-11

Leonie HartwigVeranstaltungsorganisatorin · Veranstaltungen & Freizeit

Fläche: Verfügbarkeit und Eigentümerzustimmung prüfen
Programm: Musikrechte und weitere Abstimmungen klären
Sicherheit: Konzept durch zuständige Verantwortliche prüfen
Zusage: Nach Prüfung der erforderlichen Freigaben

Anliegen zugeordnetNächster Schritt klar

Ein Anruf. Klar zusammengefasst.Kontakt, Anliegen und nächster Schritt per E-Mail

Drei Beispiele

Ein Anruf. Viele Dinge schon geklärt.

Drei erfundene Beispiele. Mit Namen, Vorgängen und klaren nächsten Schritten.

Beispiel 1

1 · Hofanfrage für ein Nachbarschaftsfest

Du führst Termin, Fläche und Programm zur Prüfung durch die Veranstaltungsleitung zusammen.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Wir planen am 10. Oktober ein Hoffest mit 120 Gästen und Livemusik. Können Sie die Fläche und nötigen Abstimmungen prüfen lassen?

Organisationskontakt und Veranstalterrolle bestätigt

Zugang zu internen Flächenunterlagen erst nach Freigabe

Veranstalterkontakt bestätigt

Ich nehme Gästezahl, Zeitraum und Livemusik auf. Die Leitung prüft die Fläche und stimmt erforderliche Freigaben mit Eigentümer und zuständigen Stellen ab. Danach erhalten Sie eine Rückmeldung zum weiteren Ablauf.

Symbolbild: Veranstaltungstechnik und Arbeit hinter der Bühne

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVF-261010-11

Leonie HartwigAnrufende Person · Hofanfrage für ein Nachbarschaftsfest

Anrufende Person: Veranstaltungsorganisatorin · Leonie Hartwig
Format: Nachbarschaftsfest · etwa 120 Gäste
Ort: Kulturhof am Speicher · Innenhof
Termin: 10.10. · 15:00–21:00 Uhr gewünscht
Programm: Livemusik · Getränke · kleine Bühne
Aufbau: Ab 11:00 Uhr angefragt
Rückkontakt: 23.09. · 10:00–12:00 Uhr gewünscht

1Veranstalter und Verantwortlichkeit erfassen
2Flächenverfügbarkeit und erforderliche Abstimmungen prüfen lassen
3Offene Freigaben mit Leitung und Rückruftermin nachhalten

Veranstalterkontakt bestätigt
Fläche und Programm aufgenommen
Freigaben zur Prüfung vorgemerkt

3 · Aufgabe · Das bekommst duHofanfrage für ein Nachbarschaftsfest · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Veranstaltungsleitung
Fläche: Verfügbarkeit und Eigentümerzustimmung prüfen
Programm: Musikrechte und weitere Abstimmungen klären
Sicherheit: Konzept durch zuständige Verantwortliche prüfen
Zusage: Nach Prüfung der erforderlichen Freigaben

Du sammelst die Voraussetzungen für das Fest. Eine Genehmigung, Flächenzusage oder Sicherheitsfreigabe wird nicht am Telefon vorweggenommen.

Beispiel 2

2 · Freien Platz im Keramikkurs nachfragen

Du bringst Kurswunsch, freie Plätze und Rückmeldeweg in eine klare Reihenfolge.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Gibt es für den Keramikkurs am 3. Oktober um 10 Uhr noch einen Platz? Sonst würde ich gern auf die Warteliste.

Kontaktdaten für eigene Kursanfrage bestätigt

Einwilligung zur Kontaktaufnahme bei frei werdendem Platz erfasst

Kontaktaufnahme vereinbart

Der Kurs ist im aktuellen Plan belegt. Ich nehme Sie mit Ihrem Einverständnis auf die Warteliste. Wenn ein Platz frei wird, meldet sich das Kursteam; eine Teilnahme ist damit noch nicht bestätigt.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVF-261003-24

Rasmus SeidelAnrufende Person · Freien Platz im Keramikkurs nachfragen

Anrufende Person: Kursinteressent · Rasmus Seidel
Kurs: Keramik kompakt · KER-1003
Termin: 03.10. · 10:00–13:00 Uhr
Teilnahme: Eine erwachsene Person · Anfänger
Belegung: Acht von acht Plätzen im Plan belegt
Wunsch: Warteliste · Rückmeldung per E-Mail
Erreichbarkeit: Antwort am selben Tag ab 17:00 Uhr möglich

1Eigenen Kurswunsch und Kontaktdaten aufnehmen
2Belegung und Voraussetzungen mit Kursplan abgleichen
3Wartelistenwunsch dokumentieren und Rückmeldung zuordnen

Kontaktaufnahme vereinbart
Kurs im aktuellen Plan belegt
Wartelistenwunsch aufgenommen

3 · Aufgabe · Das bekommst duFreien Platz im Keramikkurs nachfragen · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Kursbüro Keramik
Status: Wartelistenwunsch aufgenommen
Platz: Keine Teilnahme bestätigt
Rückmeldung: Bei freiem Platz über vereinbarten Kontakt
Buchung: Erst nach Platzangebot und Bestätigung

Du machst den Wartestatus verständlich. Die Daten anderer Teilnehmender und Wartelistenkontakte werden nicht offengelegt.

Beispiel 3

3 · Tonausfall vor Veranstaltungsbeginn

Du erfasst einen konkreten Ausfall und koordinierst die zuständige Technik samt Freigabe.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Am Saalmischpult kommt kein Ton an. Einlass ist um 18 Uhr. Können Sie den Tontechniker erreichen und den Zugang abstimmen?

Veranstaltungsleitung über hinterlegte Produktionsnummer bestätigt

Technik- und Backstageinformationen nur für berechtigte Beteiligte

Veranstaltungsleitung bestätigt

Ich habe den Ausfall und den Einlass um 18 Uhr aufgenommen. Ich frage die zuständige Tontechnik zur Übernahme an und stimme den Zugang mit Ihnen ab. Über Ablaufänderungen und Zusatzkosten entscheiden Sie.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVF-260921-38

Yara BrunsAnrufende Person · Tonausfall vor Veranstaltungsbeginn

Anrufende Person: Veranstaltungsleitung vor Ort · Yara Bruns
Ort: Speichersaal · Saalmischpult
Feststellung: 21.09. · seit 16:35 Uhr kein Tonsignal
Ablauf: Einlass 18:00 Uhr · Beginn 18:30 Uhr
Technik: Zuständiger Tontechniker laut Produktionsplan
Zugang: Bühneneingang · Begleitung durch Produktionsleitung
Freigabe: Ersatztechnik und Zusatzkosten durch Leitung

1Veranstaltungsleitung und Störungsort bestätigen
2Tontechnik mit Fehlerbild und Zeitdruck kontaktieren
3Zugang und freigegebene nächste Schritte dokumentieren

Veranstaltungsleitung bestätigt
Ausfall um 16:35 Uhr aufgenommen
Technikübernahme angefragt

3 · Aufgabe · Das bekommst duTonausfall vor Veranstaltungsbeginn · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Tontechnik und Veranstaltungsleitung
Störung: Kein Tonsignal am Saalmischpult
Zugang: Begleiteter Zugang über Bühneneingang
Kosten: Zusätzliche Beauftragung nur nach Freigabe
Ablauf: Leitung entscheidet nach technischer Rückmeldung

Zugehöriger VorgangVF-261010-11 · Leonie Hartwig

Du koordinierst die Hilfe. Du garantierst keine Wiederherstellungszeit und gibst weder Technik noch Veranstaltung eigenständig frei.

Du gibst die Regeln vor

Du entscheidest. Anrufstelle.de hält alles zusammen.

Erst prüfen, dann AuskunftDu legst fest, wer welche Angaben erhält. Bei vertraulichen Vorgängen wird die Berechtigung zuerst geprüft.

Freigaben bleiben sichtbarDie zuständige Person entscheidet über Kosten, Änderungen und verbindliche Zusagen.

Die richtigen Menschen einbeziehenAnsprechpartner erhalten die Angaben für ihren nächsten Schritt. Offene Rückmeldungen bleiben beim passenden Vorgang.

Preise

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