Anrufstelle.de · Vereine & Organisationen

Dein Verein bleibt erreichbar. Auch wenn das Ehrenamt gerade unterwegs ist.

Anrufstelle.de nimmt alle deine Anrufe entgegen. Danach bekommst du eine klare E-Mail: Wer hat angerufen? Was wird gebraucht? Was ist als Nächstes zu tun?

Jetzt loslegen Beispiele ansehen

Du bestimmst, wer was erfährt und entscheiden darf.

BEISPIELVO-260921-26

Frieda MertensVereinsmitglied · Vereine & Organisationen

Prüfung: Ermäßigungsantrag und Nachweise
Referenz: M-1842 · Mitteilung vom 15.09.
Rückruf: 22.09. · 16:00–18:00 Uhr angefragt
Entscheidung: Beitragshöhe nach interner Prüfung

Anliegen zugeordnetNächster Schritt klar

Ein Anruf. Klar zusammengefasst.Kontakt, Anliegen und nächster Schritt per E-Mail

Drei Beispiele

Ein Anruf. Viele Dinge schon geklärt.

Drei erfundene Beispiele. Mit Namen, Vorgängen und klaren nächsten Schritten.

Beispiel 1

1 · Beitragsfrage zur Geschäftsstelle bringen

Du ordnest eine persönliche Beitragsfrage sicher zu und gibst sie an die zuständige Stelle.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Auf meiner Beitragsmitteilung steht die volle Jahresgebühr. Können Sie meine beantragte Ermäßigung bitte prüfen lassen?

Mitglied über hinterlegten Rückrufkontakt bestätigt

Persönliche Beitragsdaten erst nach Zuordnung eingesehen

Mitgliedskontakt bestätigt

Ich habe Ihre Rückfrage zur Beitragsmitteilung aufgenommen. Die Geschäftsstelle prüft den Ermäßigungsantrag und die vorliegenden Nachweise und meldet sich über Ihren hinterlegten Kontakt.

Symbolbild: Ehrenamtliche Zusammenarbeit und Organisation

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVO-260921-26

Frieda MertensAnrufende Person · Beitragsfrage zur Geschäftsstelle bringen

Anrufende Person: Vereinsmitglied · Frieda Mertens
Mitgliedschaft: Sportverein Auenblick · M-1842
Mitteilung: Beitragsmitteilung vom 15.09.
Anliegen: Beantragte Ermäßigung nicht erkennbar
Antrag: Eingereicht am 03.09. laut Mitglied
Nachweis: Eingang durch Geschäftsstelle zu prüfen
Rückruf: 22.09. · 16:00–18:00 Uhr gewünscht

1Mitglied und Auskunftsberechtigung prüfen
2Mitteilung und Ermäßigungsantrag zuordnen
3Prüfauftrag mit Rückrufwunsch an Geschäftsstelle geben

Mitgliedskontakt bestätigt
Antrag und Mitteilung zugeordnet
Entscheidung bei Geschäftsstelle

3 · Aufgabe · Das bekommst duBeitragsfrage zur Geschäftsstelle bringen · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Geschäftsstelle · Mitgliederverwaltung
Prüfung: Ermäßigungsantrag und Nachweise
Referenz: M-1842 · Mitteilung vom 15.09.
Rückruf: 22.09. · 16:00–18:00 Uhr angefragt
Entscheidung: Beitragshöhe nach interner Prüfung

Du klärst den Weg zur Entscheidung. Eine Beitragsermäßigung oder Satzungsauslegung wird am Telefon nicht zugesagt.

Beispiel 2

2 · Materialantrag für die Vorstandssitzung

Du bereitest einen Antrag mit Unterlagen und Frist für das zuständige Vereinsorgan vor.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Können Sie den Antrag für neue Trainingsmatten zur Sitzung am Donnerstag aufnehmen? Das Angebot liegt bei 1.240 Euro.

Abteilungsleitung im Vereinsverzeichnis bestätigt

Zugriff auf Sitzungsunterlagen auf berechtigte Rolle begrenzt

Abteilungsleitung bestätigt

Ich nehme Ihren Materialantrag mit dem Angebot auf. Die Geschäftsstelle prüft die Aufnahme in die Tagesordnung. Über den Antrag entscheidet anschließend das zuständige Vereinsorgan.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVO-260924-09

Keno WestphalAnrufende Person · Materialantrag für die Vorstandssitzung

Anrufende Person: Abteilungsleiter Jugend · Keno Westphal
Antrag: Trainingsmatten für Jugendgruppe
Angebot: MAT-882 · 1.240 Euro
Sitzung: 24.09. · 19:00 Uhr
Unterlagen: Angebot und kurze Bedarfsbegründung
Frist: Unterlagen bis 22.09. · 12:00 Uhr gewünscht
Rückmeldung: Nach freigegebenem Sitzungsprotokoll

1Abteilungsrolle und Einreichberechtigung prüfen
2Antrag mit Angebot und Frist vervollständigen
3Tagesordnung und spätere Beschlussrückmeldung nachhalten

Abteilungsleitung bestätigt
Angebot zum Antrag zugeordnet
Beschluss noch ausstehend

3 · Aufgabe · Das bekommst duMaterialantrag für die Vorstandssitzung · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Geschäftsstelle und Vorstand
Tagesordnung: Aufnahme des Antrags prüfen
Unterlagen: Angebot MAT-882 und Begründung
Beschluss: Entscheidung im zuständigen Vereinsorgan
Nachfassen: Freigegebene Rückmeldung nach Sitzung

Du bereitest die Entscheidung vor. Die Annahme des Telefonats ersetzt keinen Beschluss und löst keine Bestellung aus.

Beispiel 3

3 · Förderantrag für den Nachbarschaftsgarten

Du bündelst fehlende Nachweise, Zeichnungsberechtigung und Abgabefrist für einen Förderantrag.

1 Was möchte die Person? Beispiel

Für unseren Nachbarschaftsgarten fehlen noch der Kostenplan und die Unterschrift. Können Sie das vor der Frist mit dem Vorstand koordinieren?

Projektrolle über Geschäftsstelle bestätigt

Zugriff auf Antragsunterlagen für diese Rolle freigegeben

Projektrolle bestätigt

Ich halte die fehlenden Unterlagen und die Frist fest. Die Finanzverantwortlichen prüfen den Kostenplan; der zeichnungsberechtigte Vorstand prüft die Unterschrift. Die Einreichung wird anschließend gesondert bestätigt.

2 Was erledigt Anrufstelle.de?

BEISPIELVO-260930-15

Samira BehnkeAnrufende Person · Förderantrag für den Nachbarschaftsgarten

Anrufende Person: Projektkoordinatorin · Samira Behnke
Projekt: Nachbarschaftsgarten Auenblick
Förderung: Kommunaler Projektfonds · Antrag PF-31
Frist: 30.09. · 12:00 Uhr
Kostenplan: Überarbeitete Fassung ausstehend
Zeichnung: Berechtigter Vorstand laut Vereinsregelung
Abstimmung: 28.09. · 15:00 Uhr Rückruf gewünscht

1Projektzuständigkeit und Dokumentenzugriff prüfen
2Fehlende Nachweise mit Finanzverantwortlichen klären
3Unterschrift und Einreichung vor Frist nachhalten

Projektrolle bestätigt
Kostenplan und Unterschrift offen
Einreichung noch nicht bestätigt

3 · Aufgabe · Das bekommst duFörderantrag für den Nachbarschaftsgarten · nächste Schritte

Alle Anrufe angenommen. Für dich per E-Mail zusammengefasst: Wer hat angerufen, was wird gebraucht und was steht noch an.

Zuständig: Finanzverantwortliche und Vorstand
Unterlagen: Kostenplan vervollständigen
Freigabe: Zeichnungsberechtigung und Unterschrift prüfen
Frist: 30.09. · 12:00 Uhr
Nachweis: Eingangsbestätigung nach Einreichung zuordnen

Zugehöriger VorgangVO-260921-26 · Frieda Mertens

Du behältst die Frist im Blick. Förderzusage und rechtsverbindliche Einreichung werden nicht durch die Telefonannahme ersetzt.

Du gibst die Regeln vor

Du entscheidest. Anrufstelle.de hält alles zusammen.

Erst prüfen, dann AuskunftDu legst fest, wer welche Angaben erhält. Bei vertraulichen Vorgängen wird die Berechtigung zuerst geprüft.

Freigaben bleiben sichtbarDie zuständige Person entscheidet über Kosten, Änderungen und verbindliche Zusagen.

Die richtigen Menschen einbeziehenAnsprechpartner erhalten die Angaben für ihren nächsten Schritt. Offene Rückmeldungen bleiben beim passenden Vorgang.

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